In het bedrijfsleven zijn regels en technologieën voortdurend in ontwikkeling. Vanaf 1 januari 2025 nadert een nieuwe mijlpaal die van invloed zal zijn op de manier waarop bedrijven hun inkomende en uitgaande factuurstromen beheren. We hebben het over e-facturatie – een term die misschien nieuw voor u is, maar die binnenkort een centrale rol zal spelen in het bedrijfsleven.
Stel je een wereld voor waarin papieren facturen en de handmatige verwerking ervan tot het verleden behoren. Waar de efficiëntie wordt verhoogd, fouten worden verminderd en het milieu wordt beschermd door het gebruik van digitale facturatie. Dit is precies het doel van e-facturatie, en vanaf 1 januari 2025 zijn elektronische facturen verplicht in de B2B-sector.
Maar waarom bestaat e-facturatie? En, belangrijker nog, hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op deze digitale transformatie? In deze blogpost onderzoeken we deze vragen en bieden we een dieper inzicht in de opkomst van e-facturatie.
Waarom is er een e-facturatieverplichting?
De verplichting geldt momenteel al voor B2G-transacties (business-to-government) en wordt vanaf volgend jaar uitgebreid naar bedrijven in de B2B-sector (business-to-business). Deze wijziging is het gevolg van het besluit van de Duitse regering om de Wet op Groeikansen aan te nemen. Deze nieuwe wet beoogt Duitse bedrijven een duidelijkere en duurzamere basis te bieden, zodat ze op de lange termijn internationaal concurrerend kunnen blijven. Een belangrijk onderdeel van de Wet op Groeikansen is de verplichting om elektronische facturen te versturen en de invoering van een rapportagesysteem.
Het rapportagesysteem is ontwikkeld om continu de verschuldigde btw per factuur te bepalen, in plaats van slechts voor één aangifte. Op deze manier wil de regering de transparantie en snelheid van de btw-administratie vergroten. Deze maatregelen zullen niet alleen bijdragen aan de optimalisatie van bedrijfsprocessen, maar ook de integriteit van het belastingstelsel verbeteren.
Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur, ook wel e-factuur genoemd, is veel meer dan alleen een digitaal document. Het is een factuur die wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat, waardoor elektronische verwerking mogelijk is. Na 2025 wordt een PDF-factuur niet langer als elektronische factuur beschouwd, omdat deze niet voldoet aan de strenge eisen van de nieuwe wetgeving.
Wat maakt een elektronische factuur anders? Het gestructureerde elektronische formaat moet voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering, bekend als CEN-norm EN 16931. Dit opent de deur naar gestandaardiseerde formaten zoals XRechnung, die al wordt gebruikt bij overheidsaanbestedingen, of het innovatieve ZUGFeRD-formaat, een hybride oplossing die zowel een PDF-document als een XML-bestand bevat.
Deze nieuwe formaten zijn echter moeilijk leesbaar voor de gemiddelde gebruiker. Bedrijven moeten zich aanpassen aan de veranderingen en hun systemen aanpassen aan de eisen. Maar met de juiste tools en kennis kunt u profiteren van de efficiëntie en nauwkeurigheid die elektronische facturering met zich meebrengt.
Geldt dit ook voor mijn bedrijf?
Volgens de Kamer van Koophandel (IHK) moeten bedrijven vanaf 1 januari 2025 klaar zijn voor de “digitale evolutie” in zowel het ontvangen als versturen van e-facturen. Maar geen paniek: de overgang verloopt geleidelijk. Er geldt een overgangsperiode tot ten minste 31 december 2026, waarin papieren facturen nog steeds worden geaccepteerd.
Heeft uw bedrijf een jaaromzet van meer dan € 800.000 en is het actief in de B2B-sector? Dan wordt het versturen van e-facturen vanaf 1 januari 2027 verplicht. Kleine bedrijven hebben echter iets meer tijd, aangezien zij pas op 31 december 2027 hoeven over te stappen op e-facturatie.
Er zijn echter enkele uitzonderingen die het proces vereenvoudigen. Facturen met een waarde van minder dan € 250 of reistickets vallen niet onder de e-facturatievereisten, waardoor de overgang naar digitaal iets minder disruptief is. Kortom, hoewel digitale transformatie onvermijdelijk is, zorgen deze overgangsmaatregelen ervoor dat uw bedrijf zich kan voorbereiden op de toekomst van facturering.
Hoe kan ik me voorbereiden?
Het aanschaffen van de juiste tools is een belangrijke eerste stap om uw bedrijf voor te bereiden op de aankomende e-facturatieverplichting. Met de juiste software en systemen kunt u elektronische facturen efficiënter en nauwkeuriger verwerken, zodat u zich kunt aanpassen aan de nieuwe eisen en tegelijkertijd uw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren.
Gebruik de e-facturatieverplichting als een kans om direct te voldoen aan de verplichtingen die vanaf 2025 gelden met behulp van de intelligente software van Verix. Verwerk naadloos alle gangbare internationale e-factuurformaten (zoals XRechnung, ZUGFeRD, enz.), evenals PDF- en andere facturen met onze factuuroplossing.
Daarnaast biedt onze cloudoplossing u de mogelijkheid tot een full-servicemodel dat u ondersteunt bij de overstap naar e-facturatie en tevens dataverrijking mogelijk maakt voor directe verwerking in uw ERP.
Heeft u vragen of bent u geïnteresseerd in onze oplossingen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.