Europa staat aan de vooravond van een grote verandering in de manier waarop bedrijven facturen uitwisselen. Onder de vlag van VAT in the Digital Age (ViDA) wordt e-facturatie de norm. Duitsland zette de eerste stap op 1 januari 2025, België volgt in 2026 en vanaf 2030 gelden er Europese verplichtingen voor grensoverschrijdende B2B-transacties. Lidstaten mogen bovendien sneller binnenlandse e-facturatie verplichten.
Wat is ViDA en waarom is dit belangrijk?
ViDA moderniseert de btw-regels. Het doel: minder fraude, snellere btw-rapportage en efficiëntere processen. Voor grensoverschrijdende B2B worden e-facturen verplicht en gelden strakkere termijnen, zoals uitreiken binnen tien dagen. Dit vraagt om gestandaardiseerde, machineleesbare formaten die automatisch te verwerken zijn.
Duitsland: eerste fase gestart in 2025
Sinds 1 januari 2025 moeten alle Duitse bedrijven gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Daarmee is Duitsland het eerste grote EU-land dat B2B e-facturatie breed invoert.
Het verzenden van e-facturen wordt gefaseerd verplicht. Grote ondernemingen moeten eerder voldoen, kleinere bedrijven hebben uitstel tot uiterlijk 2028. Alleen gestructureerde formaten volgens de Europese norm EN 16931 zijn geldig, zoals XRechnung en ZUGFeRD.
België: verplicht B2B vanaf 2026
België volgt kort daarna: vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in B2B. Een pdf via e-mail telt dan niet meer. Facturen moeten gestructureerd en machineleesbaar zijn, en worden bij voorkeur via Peppol uitgewisseld.
De overheid biedt lijsten met conforme software en opleidingen zodat bedrijven zich tijdig kunnen voorbereiden.
Nederland: B2G verplicht, B2B in voorbereiding
In Nederland is e-facturatie richting de overheid (B2G) al verplicht. Voor B2B-transacties is er nog geen wettelijke plicht, maar Den Haag stemt beleid af op ViDA.
Veel organisaties lopen al vooruit: 56% van de accountantskantoren heeft maatregelen genomen om e-facturatie in te voeren. Daarmee voorkomen zij al een achterstand zodra Europese regels vanaf 2030 ook voor de B2B gaan gelden.
EU-kader: ViDA per 2030
- Met ViDA legt de Europese Commissie de basis voor een uniforme aanpak:
- Vanaf 1 juli 2030 zijn gestructureerde e-facturen verplicht bij grensoverschrijdende B2B-transacties.
- Facturen moeten binnen tien dagen worden uitgereikt.
- Alleen machineleesbare formaten conform de Europese standaard EN 16931 zijn toegestaan.
Waarom nu beginnen?
De praktijk beweegt al. Door nu te starten met e-facturatie voorkom je dubbele factuurstromen en dure noodgrepen. De voordelen zijn direct zichtbaar: snellere verwerking, minder fouten, beter inzicht in financiële data en compliant aan wet- en regelgeving.
Klaar voor de stap richting 2030? Plan een korte sparsessie met ons team. We laten zien hoe je e-facturatie slim en veilig integreert in je software.